Responsable d'administration générale H/F

Positionnement et organisation :

Positionnement hiérarchique :

Pôle solidarités

            └ maison du Département solidarité d’Hénin-Carvin  

Vous êtes rattaché au directeur de la Maison du Département Solidarité (MDS), vous travaillez en étroite collaboration à l’interne avec les acteurs opérationnels de la MDS, ainsi qu’avec de nombreux partenaires extérieurs au Conseil départemental.

Son action s’inscrit pleinement dans les objectifs poursuivis par le pôle solidarités : améliorer le pilotage, garantir l’équité de traitement, assurer la sécurité juridique dans l’exercice des compétences départementales. 

Mission :

Vous avez pour missions principales :

-       d’assurer dans une logique d’optimisation, une mission d’appui et d’assistance auprès de la MDS et de l’ensemble des services qui la composent pour toutes les questions relevant de son champ de compétences et dans la limite des délégations qui vous sont attribuées ;

-       d’être membre du comité de direction ;

-       d’être garant de l’organisation, du traitement et du suivi de différents dossiers confiés par le Directeur de la Maison Département Solidarités (DMDS) ;

-       d’organiser et de coordonner le recueil et la diffusion des informations externes et internes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction ;

-       d’exercer celles-ci en lien étroit avec l’ensemble des cadres du territoire et du siège, en particulier avec le secrétariat général ;

-       de participer au collège métier conduit par la mission pilotage des ressources, rattachée au secrétariat général du pôle solidarités.

• ressources humaines :

vous analysez et préparez les arbitrages soumis au DMDS, en lien avec les Responsables Territoriaux Solidarités (RTS), les chefs de services territoriaux et les directions support (direction des ressources humaines, mission pilotage des ressources du pôle solidarités), afin de concourir à la gestion, au rééquilibrage et à l’optimisation de l’affectation des ressources pour l’ensemble du territoire (recrutements, remplacements, préparation CAP, mobilités, formations, colloques, organisation des évènements ou séminaires (partenaires et agents).

• gestion des moyens :

vous analysez les besoins des services dans une logique d’optimisation (véhicules, téléphones, gestion des locaux…).

• contribution territoriale au pilotage du pôle solidarités :

vous participez à la construction et à la mise à jour d’outils communs à l’ensemble des MDS permettant de disposer, à l’échelle du territoire et des sites, d’une vision relative  :

• à l’activité ;
• à l’état des consommations des enveloppes territoriales ;
• aux actions mises en œuvre et/ou soutenues financièrement sur le territoire.

• procédures administratives :

-       vous êtes le garant du traitement de toutes les sollicitations émises par les directions du siège et le cabinet ;

-       vous vous assurez ainsi du respect des délais et des circuits administratifs, de la validation des éléments demandés avant transmission, du suivi des demandes.

• communication/archivage/système d’information :

-       vous coordonnez le réseau de référents de sites et services territorialisés en matière d’archivage ;

-       vous êtes le référent communication sur son territoire, en interne comme en externe et contribuez de cette manière à la valorisation des initiatives et du travail mené par les professionnels et acteurs du territoire ;

-       vous contribuez au développement du système d’information en lien avec la Mission de Pilotage du Système d'Information Social (MPSIS) et avec les référents thématiques du siège. Vous participez à la gestion des habilitations et des droits d’accès en centralisant les besoins et observations.

L’agent, en dehors des missions et activités décrites ci-dessus, peut être amené à réaliser d’autres missions en cohérence avec son cadre d’emplois et son grade.

Compétences requises :

Savoirs :

• bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ;
• bonne connaissance des politiques sociales ;
• connaissances en méthodologie de projet.

Savoir-faire :

• capacité d’analyse et de synthèse ;
• capacités rédactionnelles ;
• maîtrise des outils informatiques (word, excel, powerpoint…).

Savoir-être :

• organisation, rigueur et méthode ;
• esprit d’initiative, force de proposition ;
• capacité à travailler en équipe ;
• capacité d’adaptation ;
• sens du service public ;
• Sens de l’écoute, qualités relationnelles ;
• Réactivité ;
• disponibilité ;
• discrétion ;
• pédagogie.